（1）发放会议通知时应阐明日的。
（2）拟发好会议通知。
会议通知必须写明开会时间、开会地点、会议主题及参加者等内容。
要提前一定的时间发通知，以便使参加者有所准备。
（3）安排好会场。
会场的大小，要根据会议内容和参加者的多少而定。
如果会场不易寻找，应在会场附近安设路标以作指点。
（4）开会的时间宜紧凑。
开马拉松式的长会，往往上面在作长篇报告，下面却在交头接耳呵欠不断。
所以，短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题，应视为开会礼仪中十分重要的一条。
（5）迎送礼仪。
凡是一些大型或中型会议，对会议参加者要认真做好迎送工作。
一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。
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